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Síndicos, Administradoras e Condôminos: o que muda com as novas tecnologias financeiras?

Síndicos, Administradoras e Condôminos: o que muda com as novas tecnologias financeiras?

Estima-se que o mercado de administração de condomínios movimente um valor superior a R$ 60 bilhões anualmente. São mais de 6 milhões de unidades condominiais e não é difícil imaginar a criticidade da operação do dia a dia de tudo isso.

O gerenciamento de cobrança e pagamentos dessa verdadeira fortuna, por exemplo traz uma série de desafios para as administradoras de condomínios, síndicos e condôminos, tais como o acompanhamento de todas as rotinas de cobrança e pagamentos, prestação de contas e a garantia da execução do processo financeiro com agilidade e segurança.

No modelo bancário atual que carrega consigo sistemas legado há inúmeros complicadores que dificultam a operação financeira do dia a dia do mercado de administração de condomínios, um dos maiores complicadores é a assimetria de informações ocasionada pela relação entre o banco e a administradoras, impactando diretamente no dia a dia dos síndicos, administradoras e condôminos.

A administradora de condomínio é a empresa que assume a responsabilidade todo o processo de cobrança e pagamentos do condomínio, já o síndico é o responsável por todo o condomínio inclusive respondendo civil e criminalmente, sendo o síndico na maioria das vezes um indivíduo que exerce uma atividade paralela em sua vida da qual ele escolheu voluntariamente com o intuito de dedicar-se em prol do seu condomínio.

A assimetria de informações impacta diretamente na rotina destes dois agentes, no que tange a administradora a gestão financeira dos condomínios, cobrança e pagamentos ficam suscetíveis a vulnerabilidades, fraudes e processos manuais que demandam tempo e dinheiro. Inclusive, quando se trata de fraudes, o mercado imobiliário é vulnerável assim como em todos os mercados onde não há transparência nas informações, onde há margem para que pessoas mal-intencionadas se aproveitem dessa assimetria de informações para tirar proveito próprio assombrando o dia a dia de todos com golpes, fraudes, desvios e erros.

Estes fatorem também afetam diretamente a relação entre os síndicos e condôminos que por sua vez gostariam somente de ter certeza que seu patrimônio está sendo cuidado responsavelmente, com a necessária diligência que através das novas tecnologias bancárias não terá de se preocupar, pois essa situação potencialmente problemática tende a ser eliminada.

Os principais questionamentos que permeiam o mercado a administração de condomínio estão principalmente relacionados a garantia de execução dos processos relacionadas a cobranças e pagamentos como: Será que está tudo certo? Será que os pagamentos realmente foram feitos? Será que o dinheiro do condomínio está sendo bem cuidado?

Perguntas normais como essas, apesar de habituais, geram um grande stress na relação dessas três entidades. A desconfiança e a dificuldade em deixar as informações absolutamente claras acaba contaminando a relação da vasta maioria das administradoras e síndicos honestos e sérios. Eles acabam se vendo numa posição de fragilidade visto que se as informações não são claras, lembrando que sempre poderá aparecer algum condômino questionando o processo e exigindo uma comprovação que na maioria das vezes é extremamente difícil por conta da assimetria de informação, ocasionando um fator de desgaste nessa relação. E o stress pode surgir a qualquer momento.


Modelo passado

Há alguns anos atrás, a base da relação entre administradoras, síndicos e condôminos na questão financeira de pagamentos e recebimentos era a confiança e reputação, e em alguns outros casos, a desconfiança em que cada parte tenta se proteger como pode, e a relação pode ficar bastante desgastante. Mesmo estando certos em alguns casos, tanto a administradora quanto os síndicos podem demorar alguns dias para esclarecer o assunto, criando um período de desconforto para todas as partes.

Além do aspecto da assimetria de informações, a segurança também é comprometida com as metodologias do passado principalmente pelo processo de pagamentos ser manual e suscetível a falhas, fraudes e desconfianças da garantia de execução do processo como um todo.

Conexão plena com o ambiente financeiro

Dadas as tecnologias atuais, esse stress todo já não tem mais porque acontecer. A partir do momento que o ambiente financeiro está integrado ao dia a dia do condomínio, muita coisa muda.

Em primeiro lugar, a troca de arquivos com bancos é eliminada. Erros, atrasos e dificuldades com a conciliação não existem num ambiente de open banking.

As novas tecnologias permitem ainda que o síndico tenha visibilidade online dos pagamentos sendo efetuados e até mesmo autorize previamente, caso seja do interesse da administradora e/ou do síndico. Além de haver a disponibilização de extrato online, aprovação de pagamentos, visualização do documento e contratação de serviços e seguros, tudo online, na palma da mão.

Além disso, a falta de pagamento por parte do condôminos por falta de informação não irá mais ocorrer, pois além do processo normal de envio da cobrança, os condomínios passam a se valer de lembretes, e-mails, confirmações eletrônicas e até o acompanhamento da abertura dos e-mails de cobrança. Claro, a conciliação dos pagamentos é automática e com informação online.

Atividades extras como aluguel de salão de festas, churrasqueira ou até mesmo eventuais multas, podem ser realizadas diretamente de um aplicativo, de forma totalmente integrada à conta do final de mês.

Todos esses aspectos já estão revolucionando a indústria de administração de condomínios. A tecnologia já existe e está em franca expansão no mercado, levando enormes benefícios para esta indústria gerando benefícios operacionais e redução de custos oferecendo uma maior capacidade de gestão e escalonamento.

O ambiente de open banking para administradoras é a solução para a garantia de execução, segurança e agilidade no processo de gerenciamento financeiro em larga escala que permeiam o mercado imobiliário.

O futuro vai premiar os bons, e dificultar a vida daqueles que praticam atividades ilícitas. As empresas passarão a ser mais reconhecidas por todo seu trabalho, os síndicos ficarão mais confortáveis com o dia a dia, e os condôminos terão certeza da transparência na gestão dos recursos.

E então, leitor? Quer conhecer mais sobre essa prática? Entre em contato com o nosso time e conheça um pouco mais sobre o que preparamos para você.