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Entenda como descomplicar a conexão da empresa com o ambiente bancário

Entenda como descomplicar a conexão da empresa com o ambiente bancário

Atualmente, as empresas encontram dificuldades em conectar seu ambiente informacional com o ambiente financeiro. Os sistemas de gestão, por exemplo, que auxiliam no processo de gerenciamento informacional de empresas são capazes de integrar todos os dados e processos, porém não conseguem conectar a empresa ao ambiente financeiro por conta da complexidade envolvida.

Isso ocorre principalmente por conta da relação de dependência das empresas com o ambiente financeiro, uma vez que os bancos operam com tecnologias antigas, fazendo com que o processo de integração dos ambientes ocorra de maneira manual, morosa e suscetível a erros, tornando a conexão complexa até mesmo para os ERPs.

A desconexão dos ambientes pode ocasionar o descontrole da informação e desconhecimento do que está acontecendo entre os ambientes, ou seja, não é possível identificar se o que está na conta bancária corresponde ao que é apresentado no sistema de gestão.

Se o cliente do banco possui R$ 100, por exemplo,  há todo um processo manual para garantir que o seu sistema mostre a posse desse valor. Esse processo manual possui diversas vulnerabilidades, cujas consequências são: erro, adulteração e demora na atualização da informação. A desconexão, sobretudo, causa ineficiência financeira e operacional.

Já a conexão dos ambientes quando realizada de maneira plena e automatizada otimiza o processo de gestão financeira da empresa como um todo, fazendo com que o fluxo operacional da empresa passe a caminhar atrelado a sua operação bancária, tanto no processo de cobrança quanto de pagamento.

Ninguém quer necessariamente emitir boleto ou fazer TED. As tesourarias, por essência, querem apenas cobrar e pagar. Inclusive, é no processo de conexão do ambiente informacional com o bancário que são contratados os serviços financeiros que garantirão a liquidação de toda a carteira de cobrança e pagamento da empresa.

Consequentemente, o resultado deste processo também se relaciona com o setor contábil da empresa, uma vez que a contabilidade se alimenta do resultado de todo este processo junto aos bancos. Portanto, é de grande importância que não haja vulnerabilidades nos processos anteriores para que dessa forma a empresa possa operar com maior visibilidade da sua realidade financeira, com resultados claros e concisos que podem auxiliar em futuras tomadas de decisão, processos de auditoria, entre outros.

As três esferas da gestão financeira

A gestão financeira de uma empresa é composta por três esferas que interagem entre si, são elas:

Operação

Financeiro

Contabilidade

O grande desafio hoje é conectar o ambiente informacional ao ambiente financeiro de maneira automatizada tornando o processo ágil, conciliado, rastreável e seguro em todas suas esferas e etapas de interação.

  • Operação:

A operação de uma empresa pode ser gerenciada com ou sem um sistema de gestão. Sendo o modo como a empresa gere os seus recursos uma variável que depende principalmente da sua necessidade operacional. Porém independentemente do modo que a empresa opera as informações sobre os seus recursos a esfera financeira que está relacionada a esse processo terá que obrigatoriamente em um dado momento se conectar ambiente bancário.

  • Financeiro:

A tesouraria é o coração do ambiente informacional da empresa, ela se alimenta das informações geradas diariamente do fluxo operacional seja de produtos, serviços, despesas fixas ou variáveis seja via sistema de gestão ou controle interno. E a partir dessas informações gera o controle financeiro de entradas e saídas a serem realizadas.

Para que a liquidação pagamentos e recebimentos ocorra, deve haver a conexão do ambiente financeiro da empresa com os bancos, através das atividades de tesouraria. Atualmente, as tesourarias operam de forma vagarosa e manual uma vez que para o fluxo de informação se transformar em entradas e saídas, e em seguida ser liquidado e posteriormente consolidado é necessário um processo manual e conforme dito anteriormente, os bancos operam com tecnologias antigas, fazendo com que o processo de integração dos ambientes ocorra de maneira manual, morosa e suscetível a erros, tornando a conexão complexa.

Interação da tesouraria com o ambiente informacional

Para que uma tesouraria inicie todo seu processo, é preciso que haja um fluxo de entradas e saídas a ser contabilizado e esse fluxo tem origem na informação que pode estar em sistema de gestão ou a partir de um controle manual interno.

Para empresas que possuem um sistema de gestão integrado ao seu processo de tesouraria é possível garantir o controle financeiro, fiscal e contábil da empresa.  Contudo, a utilização de um ERP não garante a conexão da tesouraria com o ambiente bancário sem a necessidade de processos manuais suscetíveis a riscos de adulteração, vulnerabilidades e não-execução de processos.

Interação da tesouraria com o ambiente bancário

Toda empresa em um determinado momento terá a necessidade de conectar o seu ambiente financeiro ao ambiente bancário. Para que isso ocorra, a tesouraria passa a operar todo processo de pagamento e recebimento pendentes, que pode contemplar, por exemplo, despesas fixas ou variáveis, folha de pagamento, pagamento de concessionárias e fornecedores, recebimento de clientes e etc.

É no processo de interação da tesouraria com o bancário que são contratados os serviços financeiros que garantirão a liquidação de toda a carteira de cobrança e pagamento da empresa. Conforme dito anteriormente, ninguém quer necessariamente emitir boleto ou fazer TED. As tesourarias, por essência, querem apenas cobrar e pagar.

Contudo, esse processo ocorre de maneira manual ou automatizada com a utilização de CNAB para remessa e retorno, nele também são realizados todos os processos emissão de boletos, realização de TEDs, confirmação de pagamentos entre outros processos de verificação que tornam o processo moroso por conta da estrutura ferramental oferecida pelos bancos.

A interação entre os ambientes como percebido é complexa da forma como ocorre. Já com as tecnologias atuais é possível oferecer às empresas uma experiência de tesouraria online. Com ela é possível conectar empresas a serviços financeiros numa experiência seamless banking sem a necessidade de conciliação com a informação conectada à transação, processos rastreáveis, ágeis, automatizados e seguros.

  • Contabilidade:

A contabilidade é a esfera da apuração do ambiente operacional da empresa. É resultante da operação financeira realizada, é a esfera onde todas as informações são consolidadas e então é gerado o balanço patrimonial.

Da mesma forma que o ambiente financeiro se alimenta da operação da empresa e interage com os bancos, a contabilidade é a esfera de apuração do resultado final de toda essa interação.

Com uma operação ágil, rastreável, segura, sem a necessidade de conciliação com informações conectadas à transação, a área contábil e de auditoria muito se beneficiam, pois a lógica informacional de apuração, auditoria e compliance é invertida, uma vez que a conferência não mais é realizada após a geração da informação, ela já nasce conciliada.

Seamless Banking

A experiência de tesouraria online que o FitBank, instituição de pagamento regulada pela lei 12.865 de 2013 pelo Banco Central, oferece é capaz conectar empresas ao ambiente financeiro numa experiência seamless banking.

Para empresas que desejam automatizar seus processos financeiros, reduzir custos e se conectar ao ambiente bancário sem complexidade o FitBank oferece rastreabilidade, agilidade e segurança ao processo como um todo, integrados nos principais bancos de varejo do Brasil o FitBank também oferece todos os serviços financeiros que a empresa necessita.

 Com o FitBank conectado via API no sistema de gestão da empresa, o sistema passar a chamar os serviços e a operação bancária da empresa, dessa forma todo o fluxo financeiro e bancário passam a interagir de maneira integrada, inclusive sem a necessidade de conciliação uma vez que a informação nasce conectada a transação.

No momento que isso tudo é subido para o banco nos processos atuais, todas as informações se perdem, por isso a necessidade de conciliação. Por meio de uma tesouraria online as empresas conseguem conectar uma coisa na outra e este processo de gestão da cobrança ou de gestão do pagamento passa a ser transparente e conciliado com relação a execução do financeiro.

O processo de cobrança integrado com o FitBank, por exemplo, é executado em uma única carteira. Dessa forma não há necessidade de usuários acessando múltiplos sistemas para realizar cobranças e recobranças, o processo que antes era manual passa a ser automatizado.

A experiência de tesouraria online que o FitBank oferece também é capaz de integrar todos os tipos de contas conforme o fluxo de aprovação da empresa.

Em ambos os processos seja de pagamentos e recebimentos a conexão com o ambiente bancário é realizado de maneira ágil, automatizada e segura sem a necessidade de redes de valor agregado, soluções que envolvem a necessidade de links dedicados, estrutura complexa de segurança, além de haver a cobrança de setup e licenças.

E ainda nesse cenário o setor contábil e de auditoria muito se beneficia, pois a lógica informacional de apuração, auditoria e compliance é invertida, uma vez que a conferência não mais é realizada após a geração da informação, pois ela já nasce conciliada.

Para que haja a execução de todas essas atividades, interações e conexões o FitBank possui uma conta virtual que traz toda a visibilidade necessária com granularidade de informação de todo esse processo financeiro, operando na própria titularidade (conforme lei 12.865/2013). Dessa forma é possível  oferecer uma experiência totalmente transparente com os serviços que a empresa já consome, porém com uma camada tecnológica que trata a informação, tornando-a totalmente rastreável, online e conciliada. Cobrando apenas por serviços financeiros (Finance As A Service), fazendo com que agora o ambiente bancário se adapte à lógica de operação da empresa.

E então leitor,  se interessou pelo conteúdo e quer saber mais? Comente abaixo ou entre em contato com nosso time para entender como o FitBank pode te ajudar.

Como a automação financeira tem reduzido custos de Administradoras de Condomínios

Como a automação financeira tem reduzido custos de Administradoras de Condomínios

Com o crescimento do mercado imobiliário, cada vez mais empresas se especializam na administração de condomínios. Segundo o Secovi, há cerca de 190 mil condomínios no Brasil, sendo 40 mil só na cidade de SP. Neste cenário imobiliário, contratar uma administradora profissional facilita a vida nos edifícios.

Ao gerenciar as operações financeiras dessas “pequenas-cidades” as administradoras tornam-se responsáveis pela gestão fiscal e burocrática dos condomínios. Contudo, esse processo exige inúmeras manualidades, que tornam a operação lenta, custosa e suscetível a erros.

A desconexão do ambiente operacional da administradora com o ambiente financeiro dificulta o processo de unificação das informações, não sendo possível garantir se o que está na conta bancária corresponde ao que é apresentado no sistema de gestão, sobretudo, causando ineficiência financeira e operacional.

Com o advento das tecnologias atuais é possível conectar os ambientes de maneira automatizada garantindo o fluxo e gerenciamento da informação. A automação financeira é capaz de proporcionar às administradoras de condomínio escala para as suas operações, garantindo o fluxo total das informações com processos simples, flexíveis, rastreáveis, ágeis, eficientes e seguros.

O FitBank é uma instituição de pagamentos, que atua como pessoa jurídica habilitada a realizar pagamentos e cobranças em nome de terceiros, regulamentada pelo Banco Central. Conecta administradoras de condomínio a serviços financeiros numa experiência seamless banking.

Através de uma conta virtual integrada ao ERP, o FitBank é capaz de trazer todas os serviços financeiros para dentro da operação das administradoras, eliminando a necessidade de conciliação, automatizando processos e reduzindo custos.

Conectado ao ERP através de uma API (Application Programming Interface), o próprio sistema de gestão passa a solicitar os serviços financeiros e, dessa maneira, a informação é gerada totalmente conectada à transação. Isso elimina a possiblidade de qualquer tipo de adulteração ou erro humano, garantindo assim a execução do processo. Dessa forma, o fluxo operacional da administradora passa a caminhar atrelado a sua operação bancária, tanto no processo de cobrança quanto de pagamento.

Com a integração do FitBank no sistema de gestão da administradora, há a eliminação total de rotinas manuais que envolvem o processo de gestão financeira dos condomínios, inclusive oferecendo uma alternativa para o uso da CNAB. A estimativa é que o Fitbank economize até 50 horas de trabalho humano por mês.

Atividades de acompanhamento, cobrança, conciliação e recobrança tornam-se rotinas automáticas, podendo a administradora gerenciar a exceção e não mais a regra. Diminuindo drasticamente a possibilidade de erros no processo.

Com um histórico separado por contas com seus respectivos comprovantes disponibilizados pelo FitBank, toda a informação referente à movimentação do período estará disponível de forma estruturada, segregada por cada condomínio, com acesso online, eliminando qualquer chance de erro na conciliação.

Todas informações de fechamento são disponibilizadas no 1º dia útil do mês subsequente, tornando o processo de análise muito mais ágil.

A abertura, gerenciamento e controle de acesso de uma ou mais contas condominiais com o FitBank passam a ocorrer via sistema de forma automática, apenas cabendo à administradora inserir as informações necessárias. Da mesma forma, a reivindicação de acesso de eventuais funcionários desligados passa a ser controlada de um só lugar, trazendo liberdade para a gestão e mitigando riscos.

Como destacamos, a utilização de uma tesouraria online possibilita às administradoras de condomínio obter automação financeira com processos ágeis, rastreáveis, seguros e automatizados. Além da eficiência operacional e financeira, economias de custo estão no conjunto de benefícios.

Com uso das tecnologias mais modernas disponíveis atualmente, o FitBank fornece uma plataforma que atende exatamente a demanda das administradoras no que tange a automação financeira.

 

Vantagens de eliminar o arquivo remessa da operação financeira

Vantagens de eliminar o arquivo remessa da operação financeira

A gestão de uma empresa passa por diversas áreas, desde o setor de contas, tratamento com fornecedores, compliance e atuação produtiva. Nesse contexto de atuação competitiva, é fácil perceber a grande necessidade dos administradores em buscar métodos para melhorar processos internos e otimizar o trabalho do dia a dia. É daí que surge a necessidade de eliminar o arquivo remessa da operação financeira — prática que recentemente vem ganhando um forte destaque no mercado. Pensando nisso, preparamos um artigo com os principais aspectos acerca desse tema. Acompanhe e entenda melhor!

Como funciona o envio e recebimento do arquivo remessa?

O primeiro passo para eliminar o arquivo remessa é compreender bem como o processo tradicional funciona na prática. Em termos claros, nada mais é do que um registro que o cliente envia para a instituição de cobrança com informações acerca da operação praticada. Casos bem comuns podem ser vistos no registro ou baixa de boletos, débito em conta e qualquer outra negociação registrada. Esses dados são recebidos por meio do arquivo de retorno e transmitidos pelos bancos via arquivo remessa.

Dessa forma, o registro da operação chega para as empresas através da formatação CNAB 240 ou CNAB 400, um arquivo de texto .REM da Central Nacional de Automação Bancária (CNAB). Toda essa situação cria a necessidade de que a empresa acesse constantemente o banco para só então dar baixa dos pagamentos que recebe no sistema interno. Essa burocracia gera um fluxo extremamente caro e burocrático para os negócios.

É possível eliminar esse controle?

Não é segredo que vivenciamos uma das maiores revoluções tecnológicas dos últimos anos — e o mesmo não funciona de forma diferente para a gestão financeira de um negócio. Seguindo essa lógica, a automatização é a chave para eficiência. Existem soluções que removem etapas burocráticas da operação financeira, como ir até o banco, fazer cadastro de pagamentos e processamento de boletos, transferências ou impostos. Adicionalmente, essa tecnologia pode ser totalmente integrada à plataforma de sistemas que a empresa usa atualmente. Com certeza é uma opção excelente para gestores que querem destaque e resultados objetivos.

Quais são os principais benefícios ao eliminar o arquivo remessa?

Além dos ganhos de controle e praticidade, listamos alguns dos principais benefícios que a empresa experimenta ao eliminar o arquivo remessa. Veja:

1. Aproveitamento melhor de pessoal

Como o controle dos arquivos remessa costuma ser burocrático, é necessário alocar funcionários para cuidar dessas questões em tempo integral. Com a automatização, a empresa pode aproveitar melhor a alocação do time, ganhando em produtividade e focando em sua atividade fim.

2. Redução de custos

O mesmo se aplica com os custos fixos. Como estamos tratando de uma tecnologia que realiza o trabalho de forma ágil, os custos de implementação desse sistema são rapidamente revertidos em ganhos para o negócio.

3. Maior segurança em relação ao compartilhamento de informações financeiras

Qualquer operação financeira tradicional está sujeita a erros humanos, desvio de documentação e até perda de dados. Ao eliminar o arquivo de remessa, as informações trabalham de forma integrada no sistema da empresa, reduzindo em nível mínimo a possibilidade de algo dar errado. E então, leitor? Entendeu como a tecnologia é essencial para a gestão do setor financeiro de uma empresa? Quer saber mais sobre como eliminar o arquivo remessa? Entre em contato com nossa equipe e conheça as soluções que preparamos para você!

A nova era do Compliance e da Auditoria

A nova era do Compliance e da Auditoria

Há tempos o controle sobre as operações das empresas exige um enorme esforço por parte dos gestores, e ao mesmo tempo, pode ser a fonte de grandes frustrações e prejuízos.

Processos manuais ou rotinas que dependem de pessoas podem apresentar inconsistências que, em muitos casos, são imperceptíveis no dia a dia. Normas de compliance, treinamentos, funcionários antigos e de confiança, além das demais tratativas envolvidas no controle dos processos internos das empresas ajudam, mas não necessariamente resolvem esses problemas.

Isso faz com que a auditoria se torne uma fonte de preocupação e desconforto. É nela que o gestor vai finalmente saber se aquilo que foi programado, foi de fato executado. É nela também que fraudes em pagamentos, inadimplências de clientes e descontroles em processos aparecem.

No mundo financeiro, as trocas de informações com os bancos não evoluem já há pelo menos 15 anos. A tecnologia de troca de arquivos texto, manuais, já está superada na maioria das interfaces de integração dos sistemas de gestão, porém, quando falamos do setor financeiro, ela ainda é realidade.

Esquecimentos de funcionários podem impedir uma empresa de cobrar seus clientes. Inclusões de dados fraudulentos no sistema podem fazer com que a empresa pague contas que não são suas. Qualquer falha nesses processos, invariavelmente resulta em prejuízo e retrabalho.

Agora, tudo isso pode estar no passado. Ferramentas 100% integradas ao sistema de gestão das empresas permitem com que elas consigam ter controle total sobre todo seu fluxo financeiro, eliminando as atividades manuais e conciliando todas as operações financeiras (contas a pagar e a receber) online, em tempo real.

O Fitbank, fintech brasileira recém lançada ao mercado, consegue executar as rotinas de contas a pagar e a receber de forma simples, transparente, ágil e totalmente alinhada com os fluxos internos das empresas.

“Muitos sistemas de gestão já permitem que seus clientes controlem desde a apresentação de uma cotação até a emissão da nota fiscal de venda. Eles conseguem saber que suas normas e políticas foram executadas em função dos parâmetros cadastrados no sistema. No entanto, no momento da cobrança, uma etapa manual pode colocar tudo isso a perder.” Comenta Otávio Farah, CEO do Fitbank. “Nossa plataforma permite que até mesmo o envio do boleto esteja integrado neste mesmo processo, assegurando que o cliente receba a cobrança e a tesouraria concilie todos esses pagamentos totalmente online”.

Essas dificuldades de informação do contas a receber não são os únicos problemas existentes em uma tesouraria. O contas a pagar também pode trazer grandes desafios de gestão. Ao integrar ao banco, o responsável pela liberação do pagamento não tem visibilidade da conta que está sendo paga, visualiza somente valores e um histórico incluso manualmente. “No Fitbank importamos as informações de centro de custo do sistema do cliente. No momento da aprovação do pagamento, o gestor não libera mais boletos, concessionárias ou TEDs. Ele autoriza conta de luz, aluguel e salário do funcionário x”. Isso facilita a aprovação e melhora o controle do contas a pagar, comenta Farah.

Além disso, o que hoje requer uma conferência do extrato do sistema e do banco, conferência dos comprovantes de pagamento, além dos documentos físicos, pode ser convertido em uma única linha no extrato da empresa. Ou seja, quatro folhas de papel para um pagamento transformam-se em uma única linha no extrato da empresa.

Ao invés de conferir cada documento individualmente, a auditoria passa a ser realizada no processo como um todo. Há uma inversão da lógica informacional, pois o fluxo garante que a informação já nasça conciliada, reduzindo etapas e interação no processo, mitigando os riscos e diluindo os custos da operação.

A cada dia as empresas melhoram seus processos e controle. Em pouco tempo, uma das áreas mais críticas das empresas poderá também se valer do desenvolvimento tecnológico, colocando no passado as pilhas de papel e todas as complicações envolvidas nas auditorias periódicas.

Automação financeira: reduza os custos financeiros da sua empresa

Automação financeira: reduza os custos financeiros da sua empresa

Para que sua empresa possa se desenvolver em um mercado cada vez mais complexo e competitivo, é fundamental investir não só em seu produto ou serviço, mas também em oferecer uma boa experiência para seus clientes.

Para isso, é preciso ter processos internos bem estruturados, um fator necessário para alcançar eficiência e aumentar a qualidade, ao mesmo tempo em que se reduz os custos operacionais.

Pensar a empresa para cuidar bem dos clientes, mas esquecer-se de ter os processos internos bem estruturados, pode causar problemas nas operações do dia a dia. Isso, no final, impacta aquilo que mais importa: o atendimento ao seu cliente.

Pensando nisso, no post de hoje, vamos mostrar como você pode trazer eficiência, controle e transparência para a gestão financeira da sua empresa, além de ajudar a identificar e reduzir os custos financeiros de sua operação. Fique de olho e mãos à obra!

Como identificar a origem dos custos da operação financeira?

Apesar de serem vistos como os vilões dos orçamentos das empresas, os gastos com a contratação de pessoal, utilização de equipamentos, aluguel, luz e água, por exemplo, são necessários para garantir a execução das atividades. O problema é quando eles excedem os limites previstos. Isso pode comprometer uma boa parcela do faturamento e dos lucros. Nesses casos, é crucial reduzir custos operacionais para manter a empresa competitiva.

Em primeiro lugar, o ideal é conhecer quais são os custos gerados na operação e a sua importância para os resultados — ou como eles ajudam a agregar valor para o negócio. Como essa área não está diretamente vinculada à geração de receita, como produção e vendas, é mais fácil identificar onde os gastos surgem.

Nesse sentido, existem 3 frentes principais:

Gestão de folha

Esse custo é referente ao que é gasto com mão de obra para manter o setor funcionando adequadamente. Como se pode imaginar, ele é necessário para que as rotinas sejam desempenhadas. É possível fazer algumas reduções, porém, elas precisam ser cuidadosas, haja vista que a diminuição do quadro de funcionários também pode representar queda na produtividade.

Os principais custos que devem ser observados são:

  • custos com gestão da folha: podem envolver os custos com RH, a mensalidade e taxas do escritório de contabilidade, e até mesmo o sistema de gestão de folha da empresa;

  • custos com transferências bancárias: as transferências bancárias para as contas correntes dos funcionários também podem representar um custo expressivo na operação financeira;

  • execução das transferências: um outro ponto em que é preciso estar atento é a execução dos pagamentos, que pode envolver múltiplos sistemas (bankline, sistema de gestão de folha, conciliação) e diversas etapas manuais, o que pode encarecer o processo e envolver riscos na operação;

  • pagamento dos impostos: além de serem um custo inerente à folha de pagamentos, os impostos também podem trazer diversas etapas manuais na operação financeira — múltiplos sistemas, etapas manuais, além da ausência de código de barras em algumas guias podem fazer com que o processo seja mecanizado, trazendo mais custos para a empresa;

Serviços financeiros

Nesse caso, estamos falando de questões como:

  • custos com transferências bancárias: assim como no caso da gestão de folha, as TEDs (transferência eletrônica disponível) possuem um custo individual elevado, e em alguns casos, a cesta de serviços oferecida pelos bancos pode incluir serviços a mais do que o necessário, aumentando os custos bancários;

  • pagamento de impostos: também não é exclusividade da gestão de folha a complexidade na gestão do pagamento de impostos. Como citado, a ausência de código de barras em algumas guias, além da necessidade de acesso a múltiplos sistemas para execução e conciliação dos pagamentos pode tornar o processo custoso;

  • mensalidades: no que tange os serviços financeiros, as mensalidades podem incluir sistemas de pagamentos e conciliação, além dos custos bancários;

  • integração: em alguns casos, há custos de integrações com diversos sistemas, para manter o processo todo automatizado, incluindo gateways de pagamento, sistemas de gestão e conciliação etc.;

  • pagamento de juros por empréstimos e financiamentos: os juros são um dos principais impactadores do fluxo de caixa da empresa, e devem-se manter estabilizados. Uma boa gestão do fluxo de caixa envolve o controle dos juros por empréstimos e financiamentos;

  • taxas de investimentos: investir também pode incluir custos com taxas de corretagem, emolumentos, registro e liquidação etc.;

  • altos custos com serviços relacionados a recebimentos e pagamentos: os serviços financeiros em si também podem incorrer em custos para empresa, como taxas para cobranças via boleto ou cartão de crédito, e taxas para pagamento de contas através de plataformas;

  • cestas e pacotes bancários: como no caso das TEDs, é comum as cestas e pacotes bancários incluírem diversos serviços em excesso, em alguns casos desnecessários à operação da empresa. É preciso estar atento a esses pacotes, sempre buscando alternativas e pacotes mínimos para manter a economia;

Todos esses custos se encaixam dentro da categoria que citamos acima (essenciais), mas precisam ser acompanhados de perto, já que qualquer deslize pode gerar uma cobrança maior do que a necessária — aumentando os gastos e prejudicando a eficiência financeira.

Incidência de erros

Esses custos são decorrentes de situações que não saíram conforme planejado e, por isso, geram gastos acima do esperado. Devido a isso, eles são classificados como desnecessários para a operação e devem ser evitados de todo modo.

Nesse caso, o gasto surge quando um processo não é executado da forma ideal e é necessário um retrabalho para que o resultado seja satisfatório. A hora dos colaboradores envolvidos na refação das atividades é o que gera o custo.

Além disso, essas falhas operacionais podem gerar outros prejuízos para a empresa, como a falta de conciliação ou até mesmo a ausência de cobrança (prejudicando os recebimentos).

Como a automação financeira pode ajudar a reduzir custos operacionais?

Os benefícios proporcionados pelo investimento em um sistema de gestão e automação financeira podem impactar diretamente nos gastos e ajudar a reduzir custos operacionais.

Saiba como:

Maior controle sobre as rotinas

A automação financeira permite que se tenha maior controle sobre as rotinas da área. Entre as principais, estão:

  • Contas a pagar e receber: um sistema de gestão ajuda no acompanhamento das obrigações que precisam ser cumpridas e dos recebimentos que serão contabilizados no próximo período. A partir daí, se pode ter uma ideia melhor de quais custos precisam ser cobertos, se a receita disponível é suficiente, ou se haverá elevação (por meio do pagamento de multas, por exemplo);

  • Conciliação: manter o controle de todas as contas da empresa, tendo um detalhamento completo de todas as entradas e saídas, traz mais segurança e consistência à operação da empresa. A automação financeira mantém todos os recebimentos e pagamentos conciliados com os sistemas da empresa;

  • Fluxo de caixa: essa rotina ajuda a identificar quais são as movimentações de dinheiro que ocorrem na empresa, em determinado período. Por meio do controle dos registros de saída, torna-se possível identificar quanto e com o que a empresa tem gastado;

  • Controle de orçamento: o orçamento empresarial é elaborado com base no capital disponível para arcar com a operação e obter os resultados desejados. Nesse caso, a automação ajuda a controlar se os custos estão superiores ao limite que foi estabelecido inicialmente e quais ações podem — e devem — ser tomadas.

O primeiro passo para conseguir identificar as oportunidades de redução de custos é conhecer a origem dos gastos e sua importância para os resultados. A partir daí, torna-se mais fácil identificar quais deles são supérfluos e podem ser cortados. Da mesma forma, é possível identificar quais custos são essenciais — fazendo com que eliminá-los traga o risco de perdas na qualidade dos processos.

Redução de processos manuais

Quando se investe em um sistema de gestão, grande parte dos processos passam a ser automatizados. Isso quer dizer que as rotinas são executadas pela ferramenta, com a menor intervenção humana possível. Nesse caso, podemos dizer que existe uma redução dos processos manuais.

Isso contribui para reduzir custos operacionais à medida que torna a execução das atividades mais ágil e aumenta a produtividade.

Redução de erros no processo

Outra grande vantagem da automação financeira é a redução do índice de erros durante os processos. Isso ocorre, justamente, pelo fato de as tarefas serem executadas de forma automática, o que deixa as atividades menos sujeitas a erros, fraudes ou extravios de informação, por exemplo.

Com a diminuição dos erros, deixa-se de dedicar profissionais para a refação das tarefas. Assim, ganha-se no aproveitamento de tempo, de recursos, de produtividade e eficiência.

Além disso, em relação à gestão financeira, existem alguns erros que podem ser gravemente prejudiciais para a empresa. Qualquer deslize nessa área tem o potencial de acarretar multas, juros e, até mesmo, penalidades mais graves — como sanções vindas por parte do Governo.

Garantia e consistência na execução das rotinas financeiras

Por fim, a automação financeira também colabora para reduzir custos operacionais à medida que garante maior consistência na execução das rotinas. Ou seja, existe a garantia de que as atividades estão sendo realizadas dentro do padrão estabelecido e que isso levará aos resultados esperados.

Outro ponto que vale a pena citar é a possibilidade de criar relatórios gerenciais. Esse tipo acompanhamento permanente ajuda a obter uma visão mais ampla sobre o desempenho dos processos e permite que o gestor analise se os recursos dedicados para a execução das atividades estão sendo suficientes para alcançar os objetivos.

A partir dessas informações, fica mais fácil definir quais são as estratégias que precisam ser adotadas e como elas contribuirão para reduzir custos operacionais.

O que achou do post de hoje? Quer saber mais sobre como um sistema de automação financeira pode ajudar a tornar a empresa mais eficiente e a reduzir custos operacionais? Entre em contato agora mesmo e tire suas dúvidas sobre o assunto conosco!