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Para que sua empresa possa se desenvolver em um mercado cada vez mais complexo e competitivo, é fundamental investir não só em seu produto ou serviço, mas também em oferecer uma boa experiência para seus clientes.

Para isso, é preciso ter processos internos bem estruturados, um fator necessário para alcançar eficiência e aumentar a qualidade, ao mesmo tempo em que se reduz os custos operacionais.

Pensar a empresa para cuidar bem dos clientes, mas esquecer-se de ter os processos internos bem estruturados, pode causar problemas nas operações do dia a dia. Isso, no final, impacta aquilo que mais importa: o atendimento ao seu cliente.

Pensando nisso, no post de hoje, vamos mostrar como você pode trazer eficiência, controle e transparência para a gestão financeira da sua empresa, além de ajudar a identificar e reduzir os custos financeiros de sua operação. Fique de olho e mãos à obra!

Como identificar a origem dos custos da operação financeira?

Apesar de serem vistos como os vilões dos orçamentos das empresas, os gastos com a contratação de pessoal, utilização de equipamentos, aluguel, luz e água, por exemplo, são necessários para garantir a execução das atividades. O problema é quando eles excedem os limites previstos. Isso pode comprometer uma boa parcela do faturamento e dos lucros. Nesses casos, é crucial reduzir custos operacionais para manter a empresa competitiva.

Em primeiro lugar, o ideal é conhecer quais são os custos gerados na operação e a sua importância para os resultados — ou como eles ajudam a agregar valor para o negócio. Como essa área não está diretamente vinculada à geração de receita, como produção e vendas, é mais fácil identificar onde os gastos surgem.

Nesse sentido, existem 3 frentes principais:

Gestão de folha

Esse custo é referente ao que é gasto com mão de obra para manter o setor funcionando adequadamente. Como se pode imaginar, ele é necessário para que as rotinas sejam desempenhadas. É possível fazer algumas reduções, porém, elas precisam ser cuidadosas, haja vista que a diminuição do quadro de funcionários também pode representar queda na produtividade.

Os principais custos que devem ser observados são:

  • custos com gestão da folha: podem envolver os custos com RH, a mensalidade e taxas do escritório de contabilidade, e até mesmo o sistema de gestão de folha da empresa;

  • custos com transferências bancárias: as transferências bancárias para as contas correntes dos funcionários também podem representar um custo expressivo na operação financeira;

  • execução das transferências: um outro ponto em que é preciso estar atento é a execução dos pagamentos, que pode envolver múltiplos sistemas (bankline, sistema de gestão de folha, conciliação) e diversas etapas manuais, o que pode encarecer o processo e envolver riscos na operação;

  • pagamento dos impostos: além de serem um custo inerente à folha de pagamentos, os impostos também podem trazer diversas etapas manuais na operação financeira — múltiplos sistemas, etapas manuais, além da ausência de código de barras em algumas guias podem fazer com que o processo seja mecanizado, trazendo mais custos para a empresa;

Serviços financeiros

Nesse caso, estamos falando de questões como:

  • custos com transferências bancárias: assim como no caso da gestão de folha, as TEDs (transferência eletrônica disponível) possuem um custo individual elevado, e em alguns casos, a cesta de serviços oferecida pelos bancos pode incluir serviços a mais do que o necessário, aumentando os custos bancários;

  • pagamento de impostos: também não é exclusividade da gestão de folha a complexidade na gestão do pagamento de impostos. Como citado, a ausência de código de barras em algumas guias, além da necessidade de acesso a múltiplos sistemas para execução e conciliação dos pagamentos pode tornar o processo custoso;

  • mensalidades: no que tange os serviços financeiros, as mensalidades podem incluir sistemas de pagamentos e conciliação, além dos custos bancários;

  • integração: em alguns casos, há custos de integrações com diversos sistemas, para manter o processo todo automatizado, incluindo gateways de pagamento, sistemas de gestão e conciliação etc.;

  • pagamento de juros por empréstimos e financiamentos: os juros são um dos principais impactadores do fluxo de caixa da empresa, e devem-se manter estabilizados. Uma boa gestão do fluxo de caixa envolve o controle dos juros por empréstimos e financiamentos;

  • taxas de investimentos: investir também pode incluir custos com taxas de corretagem, emolumentos, registro e liquidação etc.;

  • altos custos com serviços relacionados a recebimentos e pagamentos: os serviços financeiros em si também podem incorrer em custos para empresa, como taxas para cobranças via boleto ou cartão de crédito, e taxas para pagamento de contas através de plataformas;

  • cestas e pacotes bancários: como no caso das TEDs, é comum as cestas e pacotes bancários incluírem diversos serviços em excesso, em alguns casos desnecessários à operação da empresa. É preciso estar atento a esses pacotes, sempre buscando alternativas e pacotes mínimos para manter a economia;

Todos esses custos se encaixam dentro da categoria que citamos acima (essenciais), mas precisam ser acompanhados de perto, já que qualquer deslize pode gerar uma cobrança maior do que a necessária — aumentando os gastos e prejudicando a eficiência financeira.

Incidência de erros

Esses custos são decorrentes de situações que não saíram conforme planejado e, por isso, geram gastos acima do esperado. Devido a isso, eles são classificados como desnecessários para a operação e devem ser evitados de todo modo.

Nesse caso, o gasto surge quando um processo não é executado da forma ideal e é necessário um retrabalho para que o resultado seja satisfatório. A hora dos colaboradores envolvidos na refação das atividades é o que gera o custo.

Além disso, essas falhas operacionais podem gerar outros prejuízos para a empresa, como a falta de conciliação ou até mesmo a ausência de cobrança (prejudicando os recebimentos).

Como a automação financeira pode ajudar a reduzir custos operacionais?

Os benefícios proporcionados pelo investimento em um sistema de gestão e automação financeira podem impactar diretamente nos gastos e ajudar a reduzir custos operacionais.

Saiba como:

Maior controle sobre as rotinas

A automação financeira permite que se tenha maior controle sobre as rotinas da área. Entre as principais, estão:

  • Contas a pagar e receber: um sistema de gestão ajuda no acompanhamento das obrigações que precisam ser cumpridas e dos recebimentos que serão contabilizados no próximo período. A partir daí, se pode ter uma ideia melhor de quais custos precisam ser cobertos, se a receita disponível é suficiente, ou se haverá elevação (por meio do pagamento de multas, por exemplo);

  • Conciliação: manter o controle de todas as contas da empresa, tendo um detalhamento completo de todas as entradas e saídas, traz mais segurança e consistência à operação da empresa. A automação financeira mantém todos os recebimentos e pagamentos conciliados com os sistemas da empresa;

  • Fluxo de caixa: essa rotina ajuda a identificar quais são as movimentações de dinheiro que ocorrem na empresa, em determinado período. Por meio do controle dos registros de saída, torna-se possível identificar quanto e com o que a empresa tem gastado;

  • Controle de orçamento: o orçamento empresarial é elaborado com base no capital disponível para arcar com a operação e obter os resultados desejados. Nesse caso, a automação ajuda a controlar se os custos estão superiores ao limite que foi estabelecido inicialmente e quais ações podem — e devem — ser tomadas.

O primeiro passo para conseguir identificar as oportunidades de redução de custos é conhecer a origem dos gastos e sua importância para os resultados. A partir daí, torna-se mais fácil identificar quais deles são supérfluos e podem ser cortados. Da mesma forma, é possível identificar quais custos são essenciais — fazendo com que eliminá-los traga o risco de perdas na qualidade dos processos.

Redução de processos manuais

Quando se investe em um sistema de gestão, grande parte dos processos passam a ser automatizados. Isso quer dizer que as rotinas são executadas pela ferramenta, com a menor intervenção humana possível. Nesse caso, podemos dizer que existe uma redução dos processos manuais.

Isso contribui para reduzir custos operacionais à medida que torna a execução das atividades mais ágil e aumenta a produtividade.

Redução de erros no processo

Outra grande vantagem da automação financeira é a redução do índice de erros durante os processos. Isso ocorre, justamente, pelo fato de as tarefas serem executadas de forma automática, o que deixa as atividades menos sujeitas a erros, fraudes ou extravios de informação, por exemplo.

Com a diminuição dos erros, deixa-se de dedicar profissionais para a refação das tarefas. Assim, ganha-se no aproveitamento de tempo, de recursos, de produtividade e eficiência.

Além disso, em relação à gestão financeira, existem alguns erros que podem ser gravemente prejudiciais para a empresa. Qualquer deslize nessa área tem o potencial de acarretar multas, juros e, até mesmo, penalidades mais graves — como sanções vindas por parte do Governo.

Garantia e consistência na execução das rotinas financeiras

Por fim, a automação financeira também colabora para reduzir custos operacionais à medida que garante maior consistência na execução das rotinas. Ou seja, existe a garantia de que as atividades estão sendo realizadas dentro do padrão estabelecido e que isso levará aos resultados esperados.

Outro ponto que vale a pena citar é a possibilidade de criar relatórios gerenciais. Esse tipo acompanhamento permanente ajuda a obter uma visão mais ampla sobre o desempenho dos processos e permite que o gestor analise se os recursos dedicados para a execução das atividades estão sendo suficientes para alcançar os objetivos.

A partir dessas informações, fica mais fácil definir quais são as estratégias que precisam ser adotadas e como elas contribuirão para reduzir custos operacionais.

O que achou do post de hoje? Quer saber mais sobre como um sistema de automação financeira pode ajudar a tornar a empresa mais eficiente e a reduzir custos operacionais? Entre em contato agora mesmo e tire suas dúvidas sobre o assunto conosco!

 

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