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Automatizar os processos e unificar as informações de uma organização são problemas comuns na rotina de um diretor financeiro. Atualmente as empresas avaliam que, com o processo atual de remessa e retorno com o CNAB, o problema está resolvido. Creem que estão 100% conciliados, conhecem toda a informação e a operação está resolvida.

Porém, na realidade, as tecnologias atuais podem tornar a operação muito mais eficiente e segura, por ser automatizada. Ninguém quer apenas emitir boleto ou fazer TED. Essencialmente, as empresas querem cobrar e pagar, sendo essa a essência de uma tesouraria.

Neste artigo, mostraremos a importância de conectar a operação de sua empresa ao ambiente bancário com uso da automação financeira, trazendo eficiência operacional e redução de custos em todos os processos de tesouraria.

Continue a leitura e descubra como isso pode ser feito!

Problemas da desconexão do ambiente informacional com o ambiente financeiro

Num primeiro momento, estar desconectado causa descontrole da informação e desconhecimento do que está acontecendo entre os ambientes, ou seja, não é possível identificar se o que está na conta bancária corresponde ao que é apresentado no sistema de gestão.

Se o cliente do banco possui R$ 100, há todo um processo manual para garantir que o seu sistema mostre a posse desse valor. Esse processo manual tem diversas vulnerabilidades, cujas consequências são: erro, adulteração e demora na atualização da informação.

A desconexão, sobretudo, causa ineficiência financeira e operacional. A seguir, indicamos alguns prejuízos que são gerados pela desconexão do ambiente informacional com o ambiente financeiro.

Risco de fraude

O sistema de gestão já possui fluxo de aprovação, que é superado com o banco. Todavia, o arquivo texto utilizado para conectar os ambientes é suscetível a adulterações, com a possibilidade de alterações nos parâmetros das transações, trazendo vulnerabilidade à operação financeira.

Além dos riscos envolvidos no processo de remessa de retorno ocasionados pelas manualidades no processo, códigos de barras de boletos bancários e informações de transferências via TED, por exemplo, podem ser alterados. E, eventualmente, esses recursos podem ser enviados para outras contas.

Com a utilização de uma API conectada ao sistema de gestão há a eliminação das rotinas manuais envolvidas no processo de conexão da empresa com ambiente financeiro mitigando esse risco envolvido em rotinas manuais.

Aprovação de pagamento

Dentro dos sistemas de gestão, há uma lógica informacional referente a aprovação de pagamentos, com a marcação de centro de custo e a origem e destino da transação, além de um detalhamento dessas informações, como tipo de custo e de despesa, por exemplo.

No sistema bancário, que é onde a aprovação efetivamente ocorre — o lançamento feito por um funcionário para a aprovação do diretor —, não há detalhamento das operações.

Portanto, há apenas a aprovação de boleto e uma TED. Não há a discriminação de uma conta de água, um aluguel ou pagamento de um fornecedor. Assim, a falta de transparência pode resultar em um trabalho excessivo, em desorganização do fluxo de trabalho, na defasagem desse processo e no desvio de recursos.

Já a automação financeira proporciona uma experiência de aprovação simples, rápida e rastreável: as autorizações de pagamento são realizadas dentro da lógica informacional da empresa com o detalhamento da informação por tipo de custo/despesa, oferecendo transparência, facilidade, rastreabilidade e agilidade no processo de autorização.

Custo de backoffice

Quanto mais complexa é a tesouraria, mais pessoas estão envolvidas na operação. Dessa forma, haverá uma ou mais pessoas dedicadas a essas rotinas financeiras e também à conciliação, por exemplo.

A mesma rotina de remessa e retorno, que é o que conecta as empresas no ambiente bancário, além dos envios das cobranças e notas fiscais, consome muitas horas de atividades. Esse tempo poderia ser utilizado para atividades de maior valor, caso os processos estivessem automatizados e plenamente conectados.

A utilização de uma API implica na eliminação total de rotinas manuais que envolvem o processo de gestão financeira da empresa, inclusive oferecendo uma alternativa para o uso da CNAB.

Morosidade, falta de agilidade, excesso de rotinas manuais e risco de erros

Quanto maior a complexidade da operação financeira, como no processo de contas a receber e pagar, as operações, por mais simples que sejam, tornam o processo mais moroso por conta de diversas etapas.

Há ainda, o envolvimento de rotinas manuais, que podem resultar em erro humano, como: envio de cobrança, esquecimento de registro de recebimentos e pagamentos, gerenciamento de múltiplos sistemas e contas envolvidos. Tudo isso pode comprometer a tesouraria e a operação financeira.

Com o ERP conectado através de uma API (Application Programming Interface), o próprio sistema de gestão passa a solicitar os serviços financeiros e, dessa maneira, a informação é gerada totalmente conectada à transação. Isso elimina a possiblidade de qualquer tipo de adulteração ou erro humano, garantindo assim a execução do processo.

Defasagem

Quando não há agilidade na disponibilização da informação de contas a receber e pagar, há uma restrição às suas ações. Não há como acompanhar a operação financeira em tempo real. O gerenciamento passa a envolver a regra, e não a exceção. Portanto, é gasto muito para manter as informações conciliadas.

Isso acontece pois há a dependência da empresa em relação o processamento bancário, que envolve download e upload de arquivos de remessa. Por consequência, é gerada uma dependência de todos os agentes e de todas as atividades envolvidas nesse processo para que as informações sejam conectadas.

Em contrapartida, com uma conta virtual, a informação é disponibilizada de maneira ágil, acessível e totalmente online.

Falta de visibilidade

Com um modelo atual de remessa e retorno, a informação é dependente de atividades de processamentos e acompanhamentos que envolvem o ambiente financeiro. Portanto, não há a possibilidade visualizar as informações em tempo real e online.

Assim, mais uma vez, haverá o gerenciamento pela regra. E a regra será a informação somente de quem realizou o pagamento. Nesse caso, não é possível tratar a exceção e realizar a cobrança do cliente que não realizou o pagamento.

Do mesmo modo que a vulnerabilidade de risco e fraude pode fazer com que o arquivo seja adulterado, a falta de visibilidade no processo de aprovação de pagamentos sem detalhamentos ocasiona uma maior insegurança do gestor, pois não permitirá saber o que é aprovado.

No momento em que é acessado o sistema bancário, não há aprovação do pagamento do fornecedor ou do salário de um funcionário. É aprovada uma transferência sem qualquer classificação, tornando o processo vulnerável.

Atividades de acompanhamento, cobrança, conciliação e recobrança com uma API integrada ao ERP tornam-se rotinas automáticas, com detalhamento informacional, podendo a empresa gerenciar a exceção e não mais a regra. Isso diminui drasticamente a possibilidade de erros e vulnerabilidades no processo.

Falta de detalhamento dos recebimentos e das taxas

Atualmente, não há um detalhamento referente as taxas envolvidas na contratação de serviços financeiros. Em geral, o cliente do banco apenas recebe um pacote de cobranças, com os valores de débito, não sendo possível visualizar a composição das tarifas e dos recebimentos, tampouco identificar o que é multa ou o que são juros. Consequentemente, podem ocorrer problemas de fechamento.

Como falamos, com a informação conectada à transação, o extrato passa a estar totalmente vinculado à operação, com um nível total de detalhamento das taxas e da composição dos recebimentos e dos pagamentos.

Custo dos serviços financeiros do banco

Para que a empresa consiga conectar seu ambiente operacional com o financeiro, ainda que envolvendo inúmeros processos manuais, morosos e suscetíveis a erros, eventualmente há a contratação e o pagamento de diversas licenças e mensalidades de serviços paralelos de conciliação.

Além disso, pacotes com mais serviços do que o necessário são comumente contratados, por conta da falta de flexibilidade dos planos e das cestas de serviços.

O conceito de FaaS (Finance as a Service) vem alterando o formato de consumo desses serviços. Pagando apenas por transação, o cliente tem acesso uma experiência totalmente personalizada, aderente à sua operação, sem custos extras.

Vantagens da utilização de uma API para serviços bancários

A solução para a conexão entre a operação da empresa e o ambiente bancário passa pelo uso de APIs — Application Programming Interface, ou Interface de Programação de Aplicativos, na tradução para português., tecnologia mais moderna disponível atualmente.

No modelo atual sem uma API, por não haver a integração dos dados gerados com o sistema, há  a necessidade de realizar a conciliação, uma vez que não há integração com a informação originada na operação da empresa.

Basicamente, é feito o download da informação de um sistema e a cópia para o outro, para que, dessa forma, haja a integração de informações e ambos os sistemas estejam atualizados. Atualmente, todo esse processo é realizado de forma manual ou semiautomatizada.

Dessa forma, a conexão via API permite que a informação esteja totalmente conectada a transação.

O que é uma API?

Como definição, API é um conjunto de rotinas e padrões de programação para acesso a um aplicativo de software ou plataforma baseado na web. Porém, de forma prática, uma API permite que haja a troca de informação entre dois sistemas, como o da empresa e o do ambiente bancário de forma automatizada.

Quais são os benefícios de uma API?

Com a API, os sistemas estão conectados como tomadas. Há a integração de informações sem a necessidade de intervenção humana. As informações já nascem conciliadas. Dessa forma, é invertida a lógica de gerenciamento de transação, e o processo passa a ser gerenciado como um todo, já que não há a interação de um ser humano.

Como resolver as principais questões de tesouraria de uma empresa

Como dissemos, ninguém quer necessariamente emitir boleto ou fazer TED. As tesourarias, por essência, querem apenas cobrar e pagar. Uma alternativa para a solução desse problema envolve as redes de valor agregado — um link dedicado do sistema da empresa com a conta bancária dela.

Diferentemente de uma conta virtual, por exemplo, em que as transações são realizadas na titularidade da instituição de pagamento, permitindo o tratamento dessas informações, a rede de valor agregado é a própria conta da empresa operando com toda uma estrutura complexa de comunicação e segurança.

Essa estrutura deve ser criptografada, e ter seguir uma série de padrões de segurança, para mitigar os riscos envolvidos. Porém, isso torna tudo muito caro, com cobranças de licenças de valor acessível apenas a grandes corporações. Há muitas pessoas envolvidas na implantação desse tipo de serviço e, eventualmente, ele não muda o processo de operação da tesouraria da empresa.

A rede de valor agregado é uma solução cara, complexa e que envolve implantação traumática e dolorosa, por passar por diversas etapas como: homologar no banco, emitir autorização e procuração, instalação, configuração etc. Como citado acima, uma forma mais simples, eficiente e barata são as contas virtuais.

Vantagens do uso de contas virtuais

A conta virtual consegue oferecer uma experiência totalmente transparente, dentro do sistema que a empresa trabalha, com os serviços que já são consumidos, porém com uma camada tecnológica para o tratamento dessas informações. É possível rastrear todas as transações e eliminar a conciliação realizada manualmente.

Portanto, são oferecidos os mesmos serviços, mas dentro do sistema e da lógica operacional da empresa. Com o auxílio dessa camada tecnológica, a conta virtual torna a informação rastreada e conciliada, retirando a possibilidade de interferência humana.

Isso é possível graças à operação na própria titularidade, mantendo os recursos lastreados nos bancos, com domínio pleno do fluxo financeiro dos clientes.

As contas virtuais, operando na própria titularidade (conforme lei 12.865/2013), são capazes de oferecer uma experiência totalmente transparente com os serviços que a empresa já consome, mas com uma camada tecnológica que trata a informação, tornando-a totalmente rastreável e conciliada, e cobrando apenas por serviços financeiros (Finance As A Service).

Dessa forma, o ambiente financeiro se adapta à lógica de operação da empresa. E ainda nesse cenário, a lógica informacional de apuração, auditoria e compliance é invertida, pois a conferência não mais é realizada após a geração da informação.

Assim, já nasce conciliada, pois foi produzida por um sistema, sem interação humana, e em vez de ter de auditar cada atividade, o processo e a organização passam a ser auditados e gerenciados como um todo.

Agora que você já sabe como conectar a operação de sua empresa ao ambiente financeiro, comente abaixo ou entre em contato com o nosso time para saber mais sobre o FitBank